Pamiętać także należy, iż większość ogłoszeń, informacji czy komunikatów urzędowych jest publikowana w języku polskim. Zrozumienie tych informacji jest ważne dla śledzenia zmian prawnych, terminów czy ogólnych procedur urzędowych.
Sporządzenie pisma urzędowego – reguły
Pismo oficjalne do urzędu powinno być napisane w sposób formalny i zgodny z normami językowymi. Należy pamiętać, że konkretne wymogi formalne mogą się różnić w zależności od rodzaju urzędu czy instytucji, dlatego warto sprawdzić, czy istnieją jakiekolwiek specyficzne wytyczne dla danego przypadku.
1. Nagłówek:
• na początku pisma umieść swój adres (nadawcy) w prawym górnym rogu, a poniżej adres urzędu (odbiorcy) z lewej strony.
• poniżej adresu umieść datę napisanego pisma.
2. Formuła grzecznościowa:
• następnie użyj formuły grzecznościowej, np. „Szanowni Państwo” lub „Do Dyrektora Urzędu”.
• jeżeli znasz nazwisko i tytuł osoby, do której kierujesz pismo, użyj „Szanowny Panie/Szanowna Pani
3. Numer referencyjny:
• jeśli masz numer referencyjny lub inną ważną informację, podaj ją na początku pisma.
4. Treść pisma:
• wprowadź treść pisma, starając się być zwięzłym i jasnym.
• zachowaj formalny ton. Unikaj używania skrótów i slangowych wyrażeń.
• pamiętaj, aby pismo było czytelne i zrozumiałe.
5. Zakończenie:
• zakończ pismo formułą grzecznościową, taką jak „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”.
• podpisz się pod pismem, wpisując swoje imię i nazwisko.
6. Załączniki:
• jeśli do pisma dołączasz jakieś dokumenty, zaznacz to w treści pisma i podaj liczbę załączników.
7. Podpis:
• na samym dole pozostaw miejsce na swój podpis, który powinien być zgodny z tym, który znajduje się na innych dokumentach.
8. Kopie i potwierdzenia:
• zrób kopię pisma przed wysłaniem.
• jeśli wysyłasz pismo tradycyjną pocztą, upewnij się, że masz potwierdzenie nadania.
Słownictwo oficjalne – kilka wskazówek
Podczas komunikacji w urzędzie ważne jest stosowanie oficjalnego i precyzyjnego słownictwa. Pamiętaj o kilku zasadach:
1. Precyzja i klarowność:
• Unikaj zbędnych słów i wyrażeń. Formułuj zdania precyzyjnie, aby uniknąć nieporozumień.
2. Używanie tytułów i stanowisk:
• W przypadku, gdy wiesz, do kogo kierujesz pismo, używaj tytułów i stanowisk, np. „Szanowny Panie Dyrektorze” lub „Droga Pani Prezes”.
3. Używanie stonowanych zwrotów:
• Unikaj zbyt emocjonalnych zwrotów. Zachowuj spokojny i profesjonalny ton, nawet jeśli piszesz o sprawie ważnej dla ciebie.
5. Zachowanie formalności:
• Stosuj odpowiednie formy grzecznościowe, takie jak „Z poważaniem” czy „Z wyrazami szacunku”, na zakończenie pisma.
6. Unikanie skrótów i języka potocznego:
• Unikaj skrótów i języka potocznego. Pismo oficjalne powinno być zrozumiałe dla szerokiego grona odbiorców.
7. Poprawność gramatyczna i ortograficzna:
• Sprawdź, czy pismo nie zawiera błędów gramatycznych czy ortograficznych. Staraj się pisać w poprawny sposób.
8. Numeracja i datowanie:
• Numeruj kolejne punkty, jeśli przekazujesz informacje punkt po punkcie. Zawsze umieszczaj datę pisma.
9. Zapewnianie dokładnych informacji:
• Dostarczaj dokładne i kompleksowe informacje. Unikaj domysłów, a jeśli coś nie jest pewne, zaznacz to i poproś o dodatkowe wyjaśnienia.
10. Odpowiedni język wniosków:
• Jeśli składasz wniosek, używaj formy bezokolicznikowej, np. „Proszę rozpatrzyć możliwość przedłużenia”.
11. Pisanie własnymi słowami:
• Stosuj swoje własne słownictwo, ale upewnij się, że jest ono adekwatne do sytuacji.
Przykłady:
• NIEODPOWIEDNIE: „Naprawdę chciałbym ten dokument.”
• ODPOWIEDNIE: „Bardzo proszę o przemyślane rozpatrzenie mojej prośby o dostarczenie dokumentu.”
Dbałość o te elementy sprawi, że Twoje pismo będzie zrozumiałe, profesjonalne, spełniające wymagania urzędu.
Przeczytaj także: Karta stałego pobytu w Polsce – jak uzyskać?
